Einkaufskooperationen: Augen auf bei der Partnerwahl

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Betriebe aus Hotellerie, Gastronomie und der Gemeinschaftsverpflegung befinden sich heute in einem intensiven Wettbewerb. Die daraus resultierenden hohen Anforderungen an die Qualität, die zunehmende Konzentration auf der Lieferantenseite sowie der ständig steigende Kostendruck im Einkauf verlangen einen offensiven Umgang mit alternativen Einkaufsmethoden, wie zum Beispiel der Einkaufskooperation.

Moderne Einkaufsgemeinschaften bieten einen Online-Service, mit dem direkt aus der Küche heraus bestellt werden kann. Foto: progros

Größere Unternehmen werden dieser Situation häufig dadurch gerecht, dass sie in bestimmten Bereichen unternehmensinterne Kooperationen eingehen oder auf den verschiedenen Kontinenten Einkaufsbüros eröffnen, die eigene Fertigung in so genannte Low-Cost-Countries verlagern oder vertikale Entwicklungspartnerschaften durchsetzen. Gerade Unternehmen kleinerer oder mittlerer Größe können dagegen mit Hilfe von Zusammenschlüssen zu besseren Konditionen im Handel gelangen. Doch auch hier ist nicht alles Gold, was glänzt. Bei einer derart strategischen Allianz wie der Einkaufskooperation kommt der Auswahl des Kooperationspartners die entscheidende Rolle zu. Wer durch eine Kooperation interessante Ergebnisse erzielen will, muss deshalb die Kooperationspartner entsprechendihrer Zielsetzungen auswählen. Ekkehart Lehmann ist Geschäftsführer der K&P Consulting GmbH. Die K&P Gruppe berät und plant seit 25 Jahren Betriebe der Gemeinschaftsverpflegung, Hotellerie und Gastronomie.

 Teilnahme bietet
klare Vorteile

Lehmann kennt die Vorbehalte seiner Kunden gegenüber Einkaufsgemeinschaften. „Als zentrales Steuerungselement wollen einige unserer Kunden das Thema Lebensmitteleinkauf nicht aus der Hand geben. Diesen Kunden ist geholfen, wenn die Einkaufsprozesse, die Produktauswahl und -definition und das Produktportfolio optimiert werden. Daher setzen wir auf aktive Betreuung der bestehenden Beschaffungsorganisation.“

Bei einer derart strategischen Allianz wie der Einkaufskooperation kommt der Auswahl des Kooperationspartners die entscheidende Rolle zu. Foto: Bilderbox

Dabei bietet der Anschluss an eine Einkaufskooperation durchaus auch klare Vorteile. „Gerade kleinere und mittlere Einrichtungen, die ein vergleichsweise standardisiertes Angebot benötigen und wenig Ressourcen mit dem Lebensmitteleinkauf binden wollen, finden in einer Einkaufskooperation sicherlich Mengen- und damit Preisvorteile“, weiß der Berater. Eher weniger geeignet seien solche Zusammenschlüsse dagegen für Kunden, die sich bewusst mit der Produktauswahl auseinandersetzen wollen und für die es von ihrem Selbstverständnis her wichtig ist, den Prozess der Lebensmittelauswahl aktiv beeinflussen zu können. „Daher verfolgen wird den Ansatz, für jeden Kunden das Produktportfolio individuell zusammenzustellen und dabei aber bewusst durch Prozessund Produktharmonisierung das beste Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen“, erklärt Lehmann. Woran aber erkennt man, welche Einkaufskooperation tatsächlich Profit bringen kann? Auch hier hat der Experte einen Tipp parat: „Wer nur über den Preis redet, wird schlechte Qualität ernten. Wenn stattdessen über die Verschlankung von Produktions-, Logistik oder Verwaltungsprozessen diskutiert wird oder über die Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Küche, merkt man, dass man es nicht mit einem Schnäppchenjäger zu tun hat.“

 

Sorgfältige Prüfung
ist ein Muss

Neben den großen namhaften Einkaufskooperationen für unsere Branche, wie der Hotel- und Gastronomie-Kauf e.G (HGK), der progros oder der Gastronomie Einkaufs-mbH (GEG), gibt es auch immer mehr „hausgemachte kleinere Lösungen“, die teils regional, teils auch national arbeiten. „Entscheidend für den Erfolg einer Einkaufsagentur ist, dass in den Kooperationen versiertes Management-Know-How für den Einkauf vorhanden ist, das sowohl den Einkauf von Lebensmitteln beherrscht als auch die Anforderungen der Küchen versteht und aktiv weitervermittelt“, so Ekkehart Lehmann. Bei allen Vorteilen, die Einkaufsgemeinschaften bieten, rät der Experte zu einer sorgfältigen Prüfung des Angebots. „Der Gewinnn liegt im Einkauf. Wenn Sie das Mitspracherecht über Definition und Auswahl der Lebensmittel verlieren, geben Sie ein Kernstück Ihrer gastronomischen Kompetenz auf. Wichtig ist, das richtige Maß zwischen Standardisierung und Individualität zu finden. Dies ist unseres Erachtens die Basis für ein erfolgreiches Beschaffungsmanagement.“ (Von Daniela Müller)

Nachgefragt: Jochen Oehler, progros

„In unserem Einkaufspool gibt es den Vorteil einer Kann-Bestimmung, das heißt, überzeugt mich der Preis oder das Abkommen nicht, muss ich es nicht wahrnehmen“

Jochen Oehler

Jochen Oehler ist Geschäftsführer der progros Einkaufsgesellschaft mbH. progros ist eine Einkaufsgesellschaft für die Hotellerie, die spezialisiert ist auf die Verbesserung von Einkaufskosten und Einkaufsprozessen. Das Unternehmen mit Sitz in Eschborn betreut heute mehr als 630 Hotels und Hotelketten.

Welche Form der Einkaufskooperation bieten Sie?

Die progros bietet die Möglichkeit, dass sich ein Hotel oder eine Hotelgruppe über einen Dienstleistungsvertrag an den Einkaufspool der progros anschließt. Mit diesem Anschluss sind unter anderem diese Leistungen verbunden: Sofort verbesserte Einkaufskonditionen, denn unsere Kunden erhalten direkten Zugang zu Zentraleinkaufskonditionen und Rahmenabkommen mit Sonderkonditionen bei qualitätsgeprüften Hotellieferanten in allen Sortimentsbereichen der Hotellerie. Wir bieten außerdem eine professionelle Lieferantenauswahl speziell für den Einkauf in der Hotellerie in allen Beschaffungsbereichen. Unser Repertoire umfasst weiterhin die Bereiche Einkaufsberatung, Zahlungsabwicklung, Weiterbildung, E-Procurement sowie ein Online-Portal mit einem Online-Einkaufshandbuch, Checklisten, Ausschreibungsformularen, Marktinformationen und vieles mehr.

Wer kann sich Ihnen anschließen?

Der Zielmarkt der progros sind Hotels und Hotelketten, die einen Gesamtumsatz von mindestens einer Million Euro pro Jahr erwirtschaften. In Deutschland sind es rund 2.700 Betriebe von insgesamt 34.500 Übernachtungsbetrieben. 630 Häuser aus diesem Segment sind bereits bei progros im Einkaufspool angeschlossen. Der Marktanteil in diesem Segment liegt demnach bei rund 23 Prozent.

Wie läuft die Zusammenarbeit mit progros ab?

Die Bestellungen laufen direkt zwischen Hotel und Lieferant und werden heute zu über fünf Prozent bereits über die eigene E-Procurement Plattform der progros abgewickelt. Grundlage der Konditionen, die den Hotels gewährt werden, sind die zentralen Absprachen zwischen progros und den Lieferanten.

Welche Vorteile haben Ihre Kunden ganz konkret?

Messbare Cost Savings im Jahr 2009 zum Beispiel 12,5 Millionen Euro. Jedes Hotel bekommt auf Wunsch eine jährliche Kosten-Nutzen-Analyse, die konkrete Zahlen ausweist. BeiHotelketten ist das Standard. Zu den messbaren Einkaufskostenvorteilen kommen die Arbeits- und Prozessvorteile, die sich jedoch kaum oder gar nicht monetär bewerten lassen.

Können Sie uns an einem Beispiel verraten, welche Einsparpotenziale Ihre Einkaufskooperation bietet?

Küchenkleinmaterial – hier haben wir gerade eine aktuelle Ausschreibung mit Kostenersparnissen in Höhe von 27 Prozent; Hotelwäsche – hier ergab ein Preisvergleich Kostenersparnisse zu dem bisherigen Lieferanten in Höhe von 32 Prozent. Das sind aber auch Spitzenwerte. In der Regel zeigt die Erfahrung, liegt das Einsparpotenzial im ersten Schritt bei durchschnittlich zehn bis 15 Prozent. Ist ein Hotel oder eine Hotelkette bereits sehr gut aufgestellt im Einkauf, dann sind die Savings vielleicht niedriger und kommen auffünf bis sechs Prozent. Allerdings dann auch ein immenser Betrag.

Was macht progros besser als andere Einkaufskooperationen?

progros ist eine der größten Einkaufsberatungen und eine der führenden  Einkaufsgesellschaften in der Hotellerie. Als einzige Einkaufsgesellschaft in der Hotellerie, bieten wir neben dem oben erwähnten Einkaufspool ja noch weitere Geschäftsfelder an. Unsere weiteren Geschäftsfelder sind: Projekt Management, also eine individuelle Beschaffungsplanung, -organisation und -durchführung bei Ausstattung und Einrichtung von Hotels; Beratung und Consulting, damit ist die Entwicklung vonindividuellen Einkaufsstrategien, Coaching, Verhandlungsführung, Lieferantenmanagement, Outsourcing des Einkaufs, gemeint. Wohingegen hinter dem Geschäftsfeld Einkaufspool (siehe oben) eine systematisierte und für alle Hotels einheitliche Leistung steht, handelt es sich beim Projekt Management und beim Consulting um individuelle, maßgeschneiderte Lösungen.

Nachgefragt: Wolfgang Schmidt, HGK

„Wir stehen für weit über eine Milliarde Euro Einkaufsvolumen und verfügen so über eine starke Verhandlungsposition.“

Wolfgang Schmidt

Wolfgang Schmidt ist Vorstandsvorsitzender der HGK, Hotel- und Gastronomie Kauf EG,
einer Einkaufsgenossenschaft für die Hotellerie und Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung
im mittleren und gehobenen Bereich.

Welche Form der Einkaufskooperation bieten Sie?

Die HGK ist eine Einkaufsgenossenschaft für die Hotellerie und Gastronomie und bietet allen
angeschlossenen Mitgliedern Zeit- und Kostenvorteile im Einkauf. Wer kann sichIhnen anschließen? Grundsätzlich können sich alle Betriebe aus Hotellerie, Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung der HGK anschließen.

Wie läuft die Zusammenarbeit mit der HGK ab?

Als Mitglied der HGK-Einkaufsgenossenschaft kann man sowohl über das Beraterteam in der Zentrale sowie über den prämierten HGK-Onlineshop bei unseren qualitätsgeprüften Vertragslieferanten bestellen. Genauso ist es jedoch ebenfalls möglich, eine direkte Bestellung an den jeweiligen Lieferanten abzugeben. Dieser wird bei Eintritt eines neuen Mitglieds informiert und rechnet dann automatisch die Umsätze über die HGK ab. Im Prinzip ändert sich also nichts an den gewohnten Bestellabläufen unserer Mitglieder.

Welche Vorteile haben Ihre Kunden ganz konkret?

Die HGK bietet ihren Mitgliedern in allen Bereichen des gastgewerblichen Bedarfs erstklassige Einkaufskonditionen und attraktive Rückvergütungen, deren Höhe in den letzten Jahren stetig gestiegen ist. Mit unseren mehr als 2.600 angeschlossenen Mitgliedsbetrieben stehen wir für weit über eine Milliarde Euro Einkaufsvolumen und verfügen über eine entsprechend starke Verhandlungsposition. Darüber hinaus minimiert die Zentralregulierung, die wir für unsere Mitglieder vornehmen, auf Lieferantenseite das Risiko und schafft so zusätzliche Spielräume für Konditionsverbesserungen. Die HGK bietet ihren Mitgliedern außerdem hohen Komfort und Zeitersparnis, z. B. durch  ihren Online-Shop. Unser Unternehmen versteht sich heute nicht mehr nur als Volumenbündler, sondern als Dienstleister: Konkret heißt das zum Beispiel, dass unsere geschulten,  branchenerfahrenen Einkaufsberater Mitglieder bei der Optimierung der Lieferantenstruktur unterstützen und auf diese Weise zusätzliche Sparpotenziale aufzeigen. Innovative Serviceangebote wie die kompetente Fachberatung zum Thema Bio und Grüne Alternativen sowie
unser neues Kreditorenmanagement-System HGK BackOffice schaffen zusätzliche Vorteile: Mit HGK BackOffice entlasten wir die Unternehmen vom gesamten Rechnungseingang und nehmen ihnen mit Hilfe modernster Technik Verwaltungsaufwand ab. Die Effizienzgewinne, die sich so erzielen lassen, bedeuten für die Betriebe wertvolle Zeitersparnis und effektive Kostensenkung.

Gibt es auch Nachteile?

Nein – durch die Mitgliedschaft in der HGK wird die unternehmerische Flexibilität in keiner
Weise eingeschränkt. Die Kosten für die geringe Eintrittsgebühr, die wir erheben, werden durch die vielfältigen Vorteile weit mehr als ausgeglichen.

Können Sie uns an einem Beispiel verraten, welche Einsparpotenziale Ihre Einkaufskooperation
bietet?

Unsere Mitglieder sparen sowohl durch die von uns verhandelten Preise, Rabattaktionen und Lieferantenboni, als auch durch die Zeitersparnis, die unser HGK Dienstleistungsangebot
bietet. Durch Teilnahme an unseren Einkaufsgruppen „50plus“ oder „BestPrice“ sowie durch die Nutzung des HGK Onlineshops und unseres Kreditorenmanagementsystems HGK BackOffice profitiert ein HGK-Mitglied von einem enormen Zeitgewinn. Zudem steht unser Außendienst bei Fragen oder zu einer professionellen Einkaufsoptimierung jedem unserer Mitglieder zur Verfügung, um weitere Kostensenkungspotentiale aufzuzeigen. Ein konkretesBeispiel: HGK-Mitglieder, die sich an unserem Projekt „50plus“ beteiligen, sparen fürdefinierte F&B-Produkte durchschnittlich zehn Prozent auf die ohnehin schon günstigen HGKPreise.

Was macht die HGK besser als andere Einkaufskooperationen?

Was uns in den letzten Jahren deutlich vorangebracht hat, war der Ausbau innovativer Serviceleistungen.  Ideen wie „HGK BestPrice“ für Produkte mit planbarem Jahresbedarf sind deshalb erfolgreich, weil sie die Interessen von Lieferanten und Einkäufern auf intelligente Weise verbinden: Der Lieferant braucht Planungssicherheit, um seine Risikokosten zu minimieren – der gastgewerbliche Betrieb will zu garantierten Bestpreisen einkaufen. Wir bringen das in unserer „BestPrice“-Einkaufsgruppe zusammen, und zwar in Produktbereichen, die sich besonders gut dafür eignen. Wir setzen als Volumenbündler also nicht nur auf Quantität, sondern versuchen, die Idee der Volumenbündelung qualitativ weiter zu entwickeln. Das ist uns in den letzten Jahren in vielen Bereichen sehr gut geglückt.

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