Waren richtig einsetzen

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Werden Wareneinsätzen nicht richtig geplant, entstehen überflüssige Kosten. Das muss nicht sein!

In den meisten Küchen sind die Wareneinsätze nach den Personalkosten die zweithöchsten Kosten. Aus Sicht des Pareto-Prinzips handelt es sich somit um sogenannte „A–Kosten“. Dazu kommt, dass die Lieferanten aufgrund der aktuell guten Wirtschaftslage sowie steigender Energie- und Personalkosten ihre Verkaufspreise dieses Jahr erhöhen werden. Es lohnt sich also, Zeit und Geld zu investieren, um rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Die Wareneinsatzkosten in den Griff zu bekommen und sie sogar noch zu verbessern ist mit den hier aufgeführten Maßnahmen möglich.

Als erstes schauen wir uns die Gründe für Wareneinsatzabweichungen an. Der Hauptgrund für Wareneinsatzabweichungen ist die Überproduktion. Es wird zu viel Ware eingekauft und mehr produziert als benötigt wird. Ursache für diese Fehlplanung liegen sehr häufig darin, dass im Vorfeld die benötigten Warenmengen nicht genau berechnet werden. Es werden keine Gewichtstabellen oder Kellenpläne verwendet und es gibt häufig keine Kalkulations- und Mengenvorgaben pro Essen. Zusätzlich erhält die Küche nicht rechtzeitig die Information, wie viele Portionen gekocht werden sollen. So werden „Angstproduktionen“ vorgenommen, da das Essen ja nicht reichen könnte. Diese Überproduktion, die aus HACCP-Aspekten nicht weiter verwendet werden darf, landet im Schweineeimer oder Müll. Dadurch entstehen zusätzliche Entsorgungskosten.

Der nächste Grund sind gestiegene Einkaufspreise, die nicht in der Kalkulation berücksichtigt wurden oder noch schlimmer, es gibt gar keine Kalkulation der Gerichte. Die Rezeptur bzw. Kalkulation der Gerichte ist die Bibel der Küchenanweisung. Ohne Kalkulation kann eine Küche finanziell nur verlieren und sehr häufig hat dadurch der Gast das Nachsehen. Er erhält nicht die notwendige Portionsgröße auf dem Teller, um satt zu werden oder sein Essen enthält nicht genügend Nährstoffe. Somit stimmt für den Gast das Preis- Leistungsverhältnis oft nicht. Metzger, Konditoren und Bäcker werden es nie verstehen, wie in einer Küche ohne Rezepturen und Kalkulationen produziert werden kann. Die Vorgehensweise, Mengen und Preise „Pie x Daumen“ zu berechnen, muss endlich der Vergangenheit angehören.

Der dritte Grund für Wareneinsatzabweichungen sind die Portionsgrößen. Diese sind nicht klar definiert bzw. zu hoch. Es fehlt in den Küchen die Vorgaben in Gramm für A-Produkte, z.B. Fleisch, Fisch und Soße, sowie für B-Produkte wie Gemüse, Obst und Salat. Bei den C-Produkten wie Kartoffeln, Reis und Nudeln darf sich der Gast übrigens „satt“ essen. Die belasten den Wareneinsatz weniger wie die A- und B–Produkte. Natürlich kennen Sie als Gastronom viele Gäste, die getreu dem Motto „lieber den Magen verrenkt als dem Wirt geschenkt“ alles aufessen, was auf ihrem Teller liegt. Diese Klientel weiß jedoch die Qualität Ihrer Speisen nicht zu schätzen und ist nicht daran interessiert, dass Sie wirtschaftlich gut dastehen.

Grund vier ist der Zeitmangel vieler Küchenleiter, die sich dadurch nicht mehr so intensiv um den Einkauf kümmern können. Es werden keine ausreichenden Preisvergleiche und Preisverhandlungen durchgeführt. Dies führt zu erhöhten Einkaufspreise und bewirkt eine Steigerung der Wareneinsatzkosten.

 

Abweichungen vom Plan

 

Die unkontrollierte Verwendung von Convenience-Produkten ist der fünfte Grund für Wareneinsatzabweichungen. Wenn sich der Conveniencegrad erhöht, steigt die Wareneinsatzquote, da in diesen Produkten bereits die Personalkosten enthalten sind. Eine Beurteilung der Wareneinsatzkosten einer Küche ohne Berechnung und Berücksichtigung des Conveniencegrades ist betriebswirtschaftlich schlichtweg falsch. Leider werden viele Küchenleiter mit falsch interpretierten Wareneinsatzkennzahlen demotiviert. Chefs, die ihre Küchen nur nach dem Wareneinsatz beurteilen, haben keine Ahnung von Betriebswirtschaft und der Wechselwirkung des Wareneinsatzes und der Personalkosten in der Küche. Die wirklich aussagefähigen Kennzahlen der Küche sind „Wareneinsatz + Personalkosten pro BKT/ Gast“, „Food Index Produktivität“ und „Deckungsbeitrag 2 in Euro und %“.

Natürlich wird der Wareneinsatz der Küche auch belastet durch die Mitarbeiterverpflegung und den „à conto Haus“-Buchungen (Einladung von bestimmten Gästen, z.B. VIP’s). Hier muss die Küche entsprechend entlastet werden, nicht nur durch Berücksichtigung des Wareneinsatzes der Lebensmittel, sondern auch durch Berücksichtigung des Mitarbeiteraufwandes. Wenn diese Entlastung nicht erfolgt, werden alle Ergebnisse und Kennzahlen zur Beurteilung einer Küche verfälscht. Wie sagte mal ein Professor für F&B Management so treffend: „Wenn man Mist in sein System eingibt, kommt auch Mist raus.“

Weitere Gründe für die Abweichung von Wareneinsätzen sind Lagerungs- und Ausgabefehler, Fehler bei der Warenannahme sowie Verluste durch Diebstahl oder Verderb der Lebensmittel. Bei diesen Gründen ist es notwendig, entsprechende Kontrollen einzuführen um diese zu begrenzen. Ganz verhindern wird man sie nicht können.

 

Strukturen schaffen

 

Nach der ausführlichen Darstellung der Gründe für Wareneinsatzabweichungen zeigen wir Ihnen nun

Mit den nachfolgenden sechs Schritten lässt sich der Wareneinsatz strukturiert kontrollieren und verbessern:

 

1. Schritt: Aufnahme des IST-Wareneinsatzes

Die Aufnahme des Ist-Wareneinsatzes erfolgt mit den entsprechenden Kennzahlen (siehe Kasten „Kennzahlen“). Nur was messbar ist, lässt sich auch nachweislich verbessern. Die Aussage, „Der Wareneinsatz ist zu hoch oder gestiegen!“ ohne diese mit Zahlen zu untermauern, ist keine Aussage. Wenn Sie keine Kennzahlen haben, fangen Sie sofort an, die notwendigen Zahlen zu sammeln. Der Aufwand hierfür beträgt ca. 10 bis 15 Minuten pro Tag, die Sie in eine vorgefertigte Exceltabelle eingeben.

 

2. Schritt: Kritik des IST-Wareneinsatzes

Nun erfolgt die positive wie negative Kritik des Ist-Wareneinsatzes. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass es zwei rechnerische Gründe für die Abweichung des Wareneinsatz in EUR und/ oder % gibt: Entweder haben Sie eine Mengen- oder Preisabweichung, schlimmstenfalls beides. Mengenabweichung bedeutet, es wurde zu viel Ware verbraucht. Hierfür ist der Küchenchef mit seinem Team verantwortlich. Preisabweichung bedeutet, dass die Preise gestiegen sind und nicht mehr mit der Vorkalkulation übereinstimmen. Hierfür ist der Lieferant die Ursache. Ob eine Mengen- oder Preisabweichung die Ursache ist, kann nur mit einem guten Warenwirtschaftssystem, den vorhandenen Rezepturen bzw. Kalkulationen und der Varianzanalyse beantwortet werden. Ohne diese Systeme ist eine Ermittlung von Abweichungen rechnerisch nicht möglich.

 

3. Schritt: Festlegung und Errechnung des SOLL-Wareneinsatzes in EUR und %

Der Soll-Wareneinsatz ergibt sich aus der Absatzmenge und dem Wareneinsatz pro Gericht, die in der Vorkalkulation berechnet wurden. Ohne eine Vorkalkulation ist eine Soll-Wareneinsatzberechnung also nicht möglich. Zusätzlich benötigt der Küchenleiter ein Wareneinsatzbudget und die notwendigen Vorgaben der Geschäftsführung. Hier liegt es in der Verantwortung des Küchenleiters, rechtzeitig zu reagieren, wenn die Vorgaben nicht mit der Vorkalkulation übereinstimmen und das Budget nur durch Sparen am Gast erfüllt werden kann. Das Budget und die Mengenvorgaben sind zwingend notwendig, um bei Abweichungen reagieren zu können. Sind kein Budget und keine Mengen- und Kalkulationsvorgaben vorhanden, weiß auch niemand in der Küche woran er sich halten soll bzw. halten kann.

 

4. Schritt: Einführung in die Praxis

Hier ist es wichtig, so schnell wie möglich zu handeln. Bitte die erarbeiteten und festgelegten Aktivitäten nicht hinauszögern. Viele lohnende Projekte werden nicht begonnen, weil die „Aufschieberitis“ oder die Bequemlichkeit gesiegt haben. Beginnen Sie sofort mit dem Erfassen der Wareneinsatzzahlen, damit Sie täglich Ihre Kennzahlen erhalten und schnell reagieren können, wenn diese nach oben abweichen.

 

5. Schritt: Kontrolle des Wareneinsatzes

Die Wareneinsätze sind A-Kosten, deshalb ist es notwendig, regelmäßig, kontinuierlich und permanent die A– und B–Lebensmittel zu kontrollieren. Die Einkaufs- und Verkaufsmengen unterliegen also einer täglichen Kontrolle, ebenso die Einhaltung der Einkaufspreise. Verkaufspreise und Mengen müssen durch Kalkulationen gesichert sein. Zusätzlich müssen die Warenabgabe und der Verkauf erfasst sein, damit keine Umsätze verloren gehen. Diese Kontrollen funktionieren nur nach dem Motto „Ganz oder gar nicht“.

 

6. Schritt: Just in Time – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Mit diesem Schritt fängt das Ganze wieder von vorne an. Ein permanentes Kontrollieren und Verbessern gehört zum Kreislauf eines Unternehmens und somit eines jeden Mitarbeiters. Just in Time bedeutet in diesem Zusammenhang: Sobald Sie feststellen, dass ein Prozess nicht optimal läuft, wird schnellstmöglich eine Lösung für die Verbesserung erarbeitet. Doch bitte keine Veränderung nur wegen der Veränderung. Es sind viele Abläufe völlig in Ordnung. Doch auch hier hatte Vilfredo Pareto festgestellt, dass 20 % der Fehler, die in Unternehmen passieren, einen Schaden von 80 % verursachen. Deshalb behalten Sie Ihre A –Produkte im Auge.

 

Autor: Uwe Ladwig F&B Support FCSI
Beratung, Training und Coaching

www.f-bsuport.de

 

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